Checklist 360 graden feedback

1) Vaststellen van de vragen (ingedeeld in competenties, eventueel in kerncompetenties) en vaststellen van profielen.

Moeten de vragen competentie-voor-competentie gesteld worden, of moeten de vragen nog door elkaar gehusseld worden, zodat de respondent niet snel herkent welke competentie bevraagd wordt?
In de online demo zijn de competenties door elkaar gehusseld (standaard).

2) Vaststellen van schaal en schaalbenamingen. Bijv. een 7-puntsschaal en "weet niet":

Uitstekend
Goed
Ruim voldoende
Voldoende
Matig
Onvoldoende
Slecht
Weet niet / n.v.t.

Optie: kleurgebruik bij elke keuze, bijv slecht=rood, goed=groen. Welke RGB-kleurcodes?

Optie: Bij gesloten vragen kan er per vraag een toelichting gegeven worden.

Hoe worden de vragen getoond aan de respondent:
- 1 voor 1;
- 10 vragen onder elkaar, of alle vragen van een competentie onder elkaar;
- in een "matrix" (bij meerdere vragen met dezelfde schaal).

3) Vaststellen van de respondentgroepen

Voorbeeld: self, leidinggevende, collega, medewerker / (onderwijs:)leerling (standaard).
Zijn er bepaalde respondentgroepen die bepaalde competenties juist wel of niet hoeven te zien?
Is er een respondentgroep die minder vragen hoeft te zien (bijv. een leidinggevende, omdat die het extra druk heeft?)

4) Invoer van de respondenten

a) Uitnodiging via email: naam, emailadres en respondentgroepcode (en eventueel: taal). Formaat: Excel, zie voorbeeld.
Worden de respondenten van een self vooraf vastgesteld en ingevoerd, of kan de self zelf zijn respondenten invoeren? Zo ja: Zijn er respondentgroepen begrensd met een minimum of maximum aantal respondenten? Zo ja, welke aantallen?
b) Uitnodiging via papier (met name voor leerlingen (onderwijs)). We kunnen een document leveren met per pagina een inlogcode. Deze pagina's kunnen uitgedeeld worden.

5) Emailteksten

a) Uitnodiging
b) Herinnering
c) Voor de self: uitnodiging voor het opvragen van het rapport
Wie is/zijn de afzender(s) van de emails? (naam + emailadres)

6) Welkomstekst

Als de respondenten zich aanmelden voor het vragenformulier, wordt er een inleidende tekst getoond; deze is ook instelbaar.

7) Look and feel van de website voor de respondent

Op basis van de website van de opdrachtgever. Aan te leveren: logo voor gebruik in de website en op het voorblad van het rapport. Eventueel ook: lettertype en kleur van de letters voor zowel normale tekst als "kopjes".

8) Integratie in website van opdrachtgever.

Is het wenselijk om het internetadres van de website van de opdrachtgever te gebruiken in de emails? De respondent ziet dan in de adresbalk het adres van de website van de opdrachtgever, maar 'onder water' wordt het vragenformulier van CoachTool getoond. Op die manier wordt voor de respondent enigszins verhuld dat de website extern is.

9) Rapport: Vaststellen van rapportage-onderdelen en -teksten.

Onder andere:
- voorblad: logo (digitaal aan te leveren)
- welke mate van anonimiteit? (deelnemer en/of respondenten wel/niet anoniem)
- introductietekst (vrije tekst, welke?)
- respons
- analyses:

- sterkte-zwakte (introtekst?)
- sterkte-zwakte ondergrens en bovengrens, of automatisch?
- score top 5 (of 10) (introtekst?)
- groepen vergelijken (self versus omgeving, (introtekst?)
- score-prioriteit matrix (introtekst?)

- competentie-overzicht per groep
- competentie-overzicht per respondent
- alle vragen per competentie
- uitleg (vrije tekst, welke?)

10) Beheer: Wie doet/doen het operationele beheer (invoeren van respondenten, correcties daarop, voortgang bewaken)?
Is er een aparte toegangscode nodig met beperkte inzage/wijzigingsmogelijkheden?
(Bijv. voor een administratief medewerker, die geen inzage krijgt in de resultaten)
Zo ja, welke?

- toevoegen van respondenten
- wijzigen van respondenten
- verwijderen van respondenten
- email verzenden
- wijzigen van emailinstellingen (teksten)
- wijzigen van overige instellingen
- statusoverzicht opvragen
- antwoorden verwijderen
- aanmelden als respondent
- antwoorden per respondent kunnen opvragen
- rapport kunnen opvragen, pas als het project gesloten is
- rapport kunnen opvragen, ook als het project nog niet gesloten is
- onderzoek/project kunnen kopiëren

11) Moeten er automatisch emails met voortgangsstatus verzonden worden? Zo ja, naar wie?

12) Moet de self automatisch een email krijgen met de voortgang (na 1 en 2 weken), zodat hij eventueel nog zelf respondenten kan aansporen te antwoorden?

13) Wordt er nog handmatig een persoonlijk advies aan toegevoegd aan het rapport, bijv. door een coach die tips geeft?

14) Moet de self (of de beheerder) automatisch een email krijgen voor het opvragen van zijn rapport, zodra zijn respondenten allen hebben beantwoord?
Of vraagt de beheerder het rapport op (en moet hij een email ontvangen), en stuurt die het op?

15) Exportmogelijkheden:

Formaten:
- SPSS
- Excel
- klantspecifieke XML
- intern CoachTool formaat, voor archivering.

 

Zie ook de werkwijze