1) Vaststellen van de vragen (ingedeeld in competenties, eventueel in kerncompetenties)
en vaststellen van profielen.
Twee mogelijkheden:
a) De vragen kunnen als één moederset worden ingevoerd, waarbij de profielen steeds een subselectie zijn uit de moederset.
b) De vragen kunnen per profiel worden ingevoerd.
Invoerformaat: Excel, zie voorbeeld.
Moeten de vragen competentie-voor-competentie gesteld worden, of moeten de vragen nog door elkaar gehusseld worden, zodat de respondent niet snel herkent welke competentie bevraagd wordt?
2) Vaststellen van schaal en schaalbenamingen. Bijv. een 7-puntsschaal en "weet niet":
Uitstekend
Goed
Ruim voldoende
Voldoende
Matig
Onvoldoende
Slecht
Weet niet / n.v.t.
(Ook kleurgebruik, bijv slecht=rood, goed=groen)
3) Vaststellen van de respondentgroepen
Voorbeeld: self, leidinggevende, collega, medewerker / leerling.
Zijn er bepaalde respondentgroepen die bepaalde competenties juist wel of niet hoeven te zien?
4) Invoer van de respondenten
a) Uitnodiging via email: naam, emailadres en respondentgroepcode (en eventueel: taal). Formaat: Excel, zie voorbeeld.
Worden de respondenten van een self vooraf vastgesteld en ingevoerd, of kan de self zelf zijn respondenten invoeren?
b) Uitnodiging via papier (met name voor leerlingen).
5) Emailteksten
a) Uitnodiging
b) Herinnering
c) Voor de self: uitnodiging voor het opvragen van het rapport
Wie is/zijn de afzender(s) van de emails? (naam + emailadres)
6) Welkomstekst
Als de respondenten zich aanmelden voor het vragenformulier, wordt er een inleidende tekst getoond; deze is ook instelbaar.
7) Look and feel van de website voor de respondent
Op basis van de website van de opdrachtgever.
8) Integratie in website van opdrachtgever.
Is het wenselijk om het internetadres van de website van de opdrachtgever te gebruiken in de emails? De respondent ziet dan in de adresbalk het adres van de website van de opdrachtgever, maar 'onder water' wordt het vragenformulier van CoachTool getoond. Op die manier wordt voor de respondent enigszins verhuld dat de website extern is.
8) Rapport: Vaststellen van rapportage-onderdelen en -teksten.
Onder andere:
- introductietekst (vrije tekst, welke?)
- respons
- analyses:- sterkte-zwakte (introtekst?)
- sterkte-zwakte ondergrens en bovengrens, of automatisch?
- score top 5 (of 10) (introtekst?)
- groepen vergelijken (self versus omgeving, (introtekst?)
- score-prioriteit matrix (introtekst?)- competentie-overzicht per groep
- competentie-overzicht per respondent
- alle vragen per competentie
- uitleg (vrije tekst, welke?)
9) Beheer: Wie doet/doen het operationele beheer (invoeren van respondenten,
correcties daarop, voortgang bewaken)?
Is er een aparte toegangscode nodig met beperkte inzage/wijzigingsmogelijkheden?
Zo ja, welke?
- toevoegen van respondenten
- wijzigen van respondenten
- verwijderen van respondenten
- email verzenden
- wijzigen van emailinstellingen (teksten)
- wijzigen van overige instellingen
- statusoverzicht opvragen
- antwoorden verwijderen
- aanmelden als respondent
- antwoorden per respondent kunnen opvragen
- rapport kunnen opvragen, pas als het project gesloten is
- rapport kunnen opvragen, ook als het project nog niet gesloten is
- onderzoek/project kunnen kopiëren
10) Moeten er automatisch emails met voortgangsstatus verzonden worden? Zo ja, naar wie?
11) Moet de self automatisch een email krijgen met de voortgang (na 1 en 2 weken), zodat hij eventueel nog zelf respondenten kan aansporen te antwoorden?
12) Wordt er nog handmatig een persoonlijk advies aan toegevoegd aan het rapport, bijv. door een coach die tips geeft?
13) Moet de self (of de beheerder) automatisch een email krijgen voor het opvragen
van zijn rapport, zodra zijn respondenten allen hebben beantwoord?
Of vraagt de beheerder het rapport op (en moet hij een email ontvangen), en
stuurt die het op?
14) Exportmogelijkheden:
Formaten:
- SPSS
- Excel
- klantspecifieke XML
- intern CoachTool formaat, voor archivering.