Mogelijkheden 360 graden feedback systeem

Mogelijkheden voor rapportage

Het rapport is via het beheersysteem aanpasbaar:

• rapportonderdelen weglaten/toevoegen
• teksten aanpassen (o.a. introductieteksten)
• teksten toevoegen (uitleg/legenda, persoonlijke coachingsopmerkingen, POP-vragen, etc.)
• kleurgebruik in grafieken
• scores per respondent (bij weinig respondenten), of samengevat per respondentgroep (bij veel respondenten)?
• staafdiagram of cirkels met standaarddeviatie?
• sterkte/zwakte: vaste onder- en bovengrens, of automatisch: grens bij het gemiddelde van de betreffende deelnemer.
• logo, eventueel "look and feel", "huisstijl".
• respons
• etc.

Naast het deelnemerrapport is er ook een managementrapport mogelijk.
Ook kunnen alle antwoorden op een bepaalde vraag gerapporteerd worden: Handig bij gebruik van open vragen. Eventueel gefilterd op respondentgroep: Welke feedback geven leidinggevenden op de open vragen?

Het systeem kent al veel instellingen, maar mocht u wens er nog niet mee vervuld kunnen worden, dan kunnen we het systeem uitbreiden. Afhankelijk van de aanpassing en afname kan dat mogelijk zonder extra kosten.
Neem contact op voor uw rapportagewensen.

Mogelijkheden voor vragenlijsten

• De vragen kunnen op diverse manieren gepresenteerd worden:
  • 1 voor 1;
  • per 10, of per competentie. Onder elkaar of in een "matrix" of tabel (vragen links, antwoorden rechts);
  • De vragenvolgorde door elkaar gehusseld zodat de competentie niet meer te herleiden is (aanbevolen voor 360 graden feedback);
  • Open en gesloten vragen. Bij gesloten vragen:
    • Welke antwoorden ofwel schaal? Bijvoorbeeld een 7 puntsschaal met "weet niet":
      Uitstekend
      Goed
      Ruim voldoende
      Voldoende
      Matig
      Onvoldoende
      Slecht
      Weet niet / n.v.t.
    • Antwoorden met of zonder kleur (bijv. slecht=rood, groen=goed, welke RGB codes?)
    • Met of zonder toelichting per vraag. En zo ja, welke uitnodigende tekst? "Eventuele toelichting"?
• De vragenlijst kan door meerdere partijen ontwikkeld zijn:
  • Uw heeft zelf een vragenlijst ontwikkeld;
  • Een betrokken partij (coach/adviesbureau) heeft een vragenlijst ontwikkeld;
  • Wij kunnen u een standaard vragenlijst voor een manager bieden;
  • Een van onze partners kan helpen;
  • Een vragenlijst van een derde partij gebruiken (na toestemming), zie bijv. lipo web of competentieprofielen.nl. Partner Caro van Roon kan ook een profiel samenstellen uit de database van competentieprofielen.nl.
• Invoeren gaat het makkelijkst door te kopieren en plakken vanuit Excel, volgens ons formaat.
• Per respondengroep kunnen andere vragen getoond worden, zie hieronder.
• 1-4 talen

Mogelijkheden voor respondentgroepen

• Het aantal en de namen van de respondentgroepen zijn instelbaar.
• Bepaalde competenties kunnen worden uitgesloten voor bepaalde respondentgroepen.
  Bijvoorbeeld een medisch specialist die niet goed zicht heeft op hoe zijn collega specialist omgaat met patienten.
• De keuze van competenties kan bij aanvang door de deelnemer worden bepaald.
  Bijvoorbeeld bij CanMEDS-rollen.
• Bepaalde vragen kunnen worden uitgesloten voor een respondentgroep.
  Bijvoorbeeld een manager die veel medewerkers moet beoordelen.
• Moet van een of meer respondentgroepen alleen het gemiddelde getoond worden in het rapport (in plaats van per individuele respondent)?

Mogelijkheden voor respondentgegevens invoeren

• De gegevens van alle respondenten van een deelnemer kunnen vooraf worden ingevoerd door een beheerder. Meerdere gegevens door in één keer te kopieren en plakken uit Excel. Benodigde kolommen: Naam, emailadres, respondentgroep(code) en eventueel: taal.
• Maar ook kan de deelnemer zelf gevraagd worden om de gegevens van zijn eigen respondenten in te voeren. Daarbij kan er ingesteld worden hoeveel respondenten er minimaal of maximaal van een bepaalde respondentgroep ingevoerd moeten/kunnen worden. In dit geval hoeft een beheerder alleen de gegevens van de deelnemers zelf in te voeren in het systeem, de deelnemer zelf voert de gegevens van zijn respondenten in.
• Uitnodiging via papier (met name voor leerlingen (het onderwijs)). We kunnen een document leveren met per pagina een inlogcode. Deze pagina's kunnen uitgedeeld worden.

Mogelijkheden voor teksten voor de respondenten

E-mailteksten: Uitnodiging, herinnering en voor de deelnemer: uitnodiging voor het opvragen van het rapport.
Teksten kunnen ook dynamische onderdelen bevatten, bijvoorbeeld een andere tekst per respondentgroep, of een datum ten opzichte van de uitnodigingsdatum.
Wie is/zijn de afzender(s) van de emails? (naam + emailadres)
Welkomstekst: Als de respondenten zich aanmelden voor het vragenformulier, wordt er een inleidende tekst getoond; deze is ook instelbaar.

Uiterlijk en integratie

Look and feel

Op basis van de website van de opdrachtgever. Aan te leveren: logo voor gebruik in de website en op het voorblad van het rapport. Eventueel ook: lettertype en kleur van de letters voor zowel normale tekst als "kopjes".

Integratie in website van opdrachtgever

Is het wenselijk om het internetadres van de website van de opdrachtgever te gebruiken in de emails? De respondent ziet dan in de adresbalk het adres van de website van de opdrachtgever, maar 'onder water' wordt het vragenformulier van CoachTool getoond. Op die manier wordt voor de respondent enigszins verhuld dat de website extern is.

White label

Inzetbaar onder een eigen merk / ander uiterlijk

Beheren van respondentgegevens

Naast de "hoofdbeheerder" kunnen extra beheerders aangemaakt worden die toegang kunnen krijgen tot de beheerpagina's. De extra beheerders hebben geen mogelijkheden om vragenlijsten of profielen e.d. te beheren, alleen "respondent-gerelateerde" zaken. Per extra beheerder kunnen onderstaande beheermogelijkheden aan- of uitgezet worden.

• Vragenlijst inzien
• Respondenten toevoegen
• Respondentgegevens wijzigen (naam, emailadres, uitnodigingsdata)
• Respondent kan antwoorden weer inzien en eventueel corrigeren.
• Respondenten verwijderen
• Emails verzenden (uitnodiging, herinnering, deelnemer kan rapport inzien)
• Emailteksten en welkomstekst inzien en wijzigen
• Emailteksten en welkomstekst alleen inzien
• Alle instellingen kunnen wijzigen (rapportage, uiterlijk, etc.)
• Statusoverzicht
  Per respondent wordt aangegeven:
  • Emailstatus (gepland, uitgenodigd, 1e herinnering, 2e herinnering)
  • Antwoordstatus (aangemeld, deels of geheel beantwoord)
  • Rapportstatus (ingezien)
• Antwoorden verwijderen
• Aanmelden uit naam van de respondent (als test)
• Inzage in antwoorden / rapportage, al dan niet zodra de feedbackronde gesloten is.
• Projecten (feedbackrondes van een bepaald profiel) kopiëren.
• Hoofdbeheerder kan geen antwoorden/rapporten inzien.

Voortgang monitoren

De kleuren van het statusoverzicht geven inzicht in wie uitgenodigd zijn (1e kolom met kleuren), en wie geantwoord hebben (2e kolom met kleuren).
- 1e kolom: emails (gepland, uitgenodigd, 1e keer herinnerd, 2e keer herinnerd)
- 2e kolom: antwoorden (nooit aangemeld, niets geantwoord, deels geantwoord, antwoorden nakijken, alles beantwoord)
- 3e kolom: rapport opgevraagd (door deelnemer, en indien toegestaan ook door beheerder)




Dit statusoverzicht is beschikbaar voor de hoofdbeheerder, en eventueel voor de extra beheerders (indien aangegeven dat zij daar toegang toe mogen hebben).
Vanuit dit overzicht kunnen gegevens van de respondent aangepast worden door op de betreffende regel te klikken.

Automatische voortgangsmails, voor beheerders en deelnemers

Voor beheerders

Er kunnen automatisch voortgangsmails verzonden worden waarin percentages en aantallen staan vermeld m.b.t. de antwoordstatus. Eventueel is het bericht aangevuld met de namen en emailadressen van de respondenten die nog niet geantwoord hebben. Dit bericht kan naar de afzender van de uitnodigingsmails gestuurd worden (met informatie over de hele feedbackronde). De automatische voortgangsmail kan verzonden worden op

• de dag nadat een uitnodigingsmail is verzonden
• de dag dat een herinneringsmail is verzonden
• de dag nadat een herinneringsmail is verzonden
• op een vooraf aangegeven datum
• op een bepaalde dag van de week

Standaard wordt er geen voortgangsmail verzonden als er geen verandering is sinds de vorige voortgangsmail. Maar hier kan ook van afgeweken worden.

Voor deelnemers

De deelnemer kan een voortgangsmail ontvangen met informatie over zijn/haar respondenten die nog niet geantwoord hebben, zodat de deelnemer eventueel zijn/haar respondenten persoonlijk kan aanspreken.

Resultaat opvragen

Zodra alle respondenten hebben geantwoord, kan er automatisch een email naar de beheerder en/of deelnemer verstuurd worden om het rapport in te zien.
De coach kan eventueel nog een persoonlijke opmerkingen toevoegen aan het rapport voordat de deelnemer uitgenodigd wordt om het rapport op te vragen.

Mogelijkheden voor anonimiteit

De mate van anonimiteit kan per onderzoek bepaald worden.

e-mailadres voor uitnodiging

Voor wat betreft het emailadres, te beginnen met de meest anonieme optie:

• Geen emailadres nodig (1). Er is een algemene toegangscode tot het onderzoek die voor meerdere respondenten hetzelfde is.
• Geen emailadres nodig (2). Er is een unieke code per respondent die bijvoorbeeld op papier wordt uitgedeeld (bijv. bij leerlingen in een klas).
• De respondenten worden per email uitgenodigd. Het systeem houdt bij welke respondenten nog niet geantwoord hebben om zodoende alleen een herinnering te kunnen sturen naar hen die nog niet geantwoord hebben.
  Vervolgens:
  • Zodra de respondent geantwoord heeft, is het emailadres niet meer nodig, of
  • De gegevens worden na een bepaalde termijn geanonimiseerd en/of
  • De gegevens worden na een bepaalde termijn verwijderd.

Naamsvermelding in rapportage

Voor wat betreft de naam (identiteit) in de rapportage, te beginnen met de meest anonieme optie:

• Per antwoord wordt het percentage respondenten vermeld die dat antwoord gekozen hebben.
• De antwoorden worden niet per respondent getoond in het rapport, maar het gemiddelde van een respondentgroep.
• De antwoorden worden wel per respondent getoond, maar de respondentnaam wordt niet genoemd. In plaats daarvan wordt een code getoond: Een volgnummer binnen de respondentgroep. Bestaat de respondentgroep uit slechts 1 persoon (bijv. een leidinggevende), dan is wel duidelijk wie dat geweest is. Bestaat de respondentgroep uit slechts 2 personen, dan zou aan de hand van het antwoord misschien vermoed kunnen worden wiens antwoord dat is.
• De antwoorden worden per respondent getoond, inclusief de naam.

Voor bovenstaande opties geldt: Indien er bij een antwoord toelichtingen gegeven kunnen worden, dan zou het taalgebruik of de reactie zelf een idee kunnen geven van de wie de toelichting afkomstig is.

Inzage door beheerder

Er kan een aparte toegang worden gemaakt voor een "administratieve beheerder", waarbij beperkte rechten ingesteld kunnen worden. De rechten kunnen zodanig ingesteld worden dat deze administratief beheerder geen inzage heeft in de rapporten en antwoorden die door respondenten zijn gegeven. Desgewenst kan ook de hoofdbeheerder geen rapporten/antwoorden inzien.
Zie Beheren respondentgegevens.

Mogelijkheden voor examens

Lees verder.

Mogelijkheden voor exporteren

Indien u de antwoorden wilt verwerken in een andere applicatie, dan kunt u de door de respondenten ingevoerde antwoorden exporteren. De volgende formaten worden ondersteund:

• Tekst-formaat, met als scheidingsteken een komma, puntkomma of tab
• Excel-formaat
• SPSS-formaat, zowel een databestand (tab gescheiden) als een (syntax) bestand voor het codeboek.
  Overige formaten op aanvraag.

Mogelijkheden voor portfolio en archief

Het portfolio bestaat uit een aparte vragenlijst, en kan continue bijgewerkt worden.
Met de archieffunctie kunnen eerdere PDF-rapporten gedownload worden.

Uw wens?

Staat uw wens er niet bij? Neem contact op voor de mogelijkheden. Indien nodig passen we het systeem gewoon aan!

Toepassingen

Een 360 graden feedback onderzoek met conclusies in het onderzoeksrapport kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld

• Coaching van personeel
• Begeleiding bij groeimogelijkheden in een bedrijf / loopbaanbegeleiding
• Onderdeel van een persoonlijk ontwikkelplan (POP)
• Ter voorbereiding van een eindejaarsgesprek; Rapport managercompetenties (PDF)
• Instrument voor zelfevaluatie / meten van vaardigheden
• Instrument om gedrag bespreekbaar te maken
• Instrument om de effectiviteit van een training/cursus te meten
• Ondersteuning van Human Resource Management beleid / organisatieontwikkeling
• IPB (Integraal Personeelsbeleid Onderwijs) / wet BIO (wet op de beroepen in het onderwijs)
• Individueel Functioneren Medisch Specialisten (IFMS)
• Online examens afnemen
• Onderdeel van Lucas Talent Monitor, een HR systeem voor talentmanagement.
• Het presenteren van onderzoeksgegevens (rapportagemodule, maar dan niet 360 graden specifiek).

>> Wat klanten zeggen.